Ordnung im Papierdschungel - Der Dokumentenscanner Vergleich
Inhaltsverzeichnis
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Der Papierkram wächst vielen Menschen heute über den Kopf. Da ist es natürlich von Vorteil, wenn diese alle in digitaler Form vorliegen und einfach in einer Datenbank eingesehen werden können. Hierbei kann eine Dokumentenscanner nützliche Dienste erweisen. Dokumentenscanner sind dazu in der Lage, große Mengen von Unterlagen, schnell und effektiv in digitale Form zu speichern. Dabei wird ein Großteil der Arbeit vom Dokumentenscanner sogar selbstständig ausgeführt, sodass der User nicht einmal dabei sein muss. Doch was macht einen guten Dokumentenscanner nun wirklich aus? Auf welche Kriterien muss der Käufer achten. Im Dokumentenscanner Ratgeber haben wir uns daran gemacht, alle erforderlichen Fakten zusammenzutragen.
1. Im Vorfeld
Doch bevor wir uns an die eigentlichen Kaufkriterien machen, sollen im Vorfeld wesentliche Fakten zum Dokumentenscanner geklärt werden, die zu einem grundlegenden Verständnis der Materie beitragen. Im Dokumentenscanner Ratgeber soll es daher an erster Stelle um die wesentlichen Grundlagen zur Handhabung gehen.
5.1 Soundsystem Z906 von Logitech
1.1 Nutzertrennung
Sollte ein Dokumentenscanner nur im privaten Bereich eingesetzt werden, so kann auf eine umfassende Nutzerkontensteuerung verzichtet werden. Sollten allerdings mehrere Personen den Dokumentenscanner verwenden, dann empfiehlt es sich verschiedene Profile anzulegen, wenn dies vom Dokumentenscanner unterstützt wird. Hierdurch können die Einstellungen für die Erfassung sauber getrennt werden, da es natürlich sein kann dass ein User Bilder scannt, während ein anderer seinen Scannmodus auf das Erfassen von Tabellen justiert hat. Hier kann es ansonsten schnell zu Verwirrungen kommen.
1.2 Automatische Arbeit
Ein Dokumentenscanner sollte seine Arbeit im wesentlichen alleine erledigen können. Es ist nicht von Vorteil, wenn der Nutzer auch bei größeren Mengen an Akten dabei bleiben muss. Daher sollte von Anfang an darauf geachtet werden, dass der Dokumentenscanner über einen möglichst großen Einzug verfügt. Zudem sollte das System in der Lage dazu sein, auch beidseitig Dokumente zu erfassen. Dies erspart sehr viel Zeit, die der User ansonsten mit dem Wenden von Unterlagen verbringen müsste. Wer allerdings nur kleine Mengen an Akten zu erfassen hat, der kann natürlich ein wenig Geld sparen und ein Gerät ohne dieses Feature erwerben.
2. So kauft man richtig
Da wir die Vorbetrachtungen nun abgeschlossen haben, soll es aber an die wesentlichen Kriterien gehen, die für den Kauf eines Dokumentenscanners sprechen. Im Dokumentenscanner Vergleich haben wir dafür keine Mühen gescheut, und uns mit allen möglichen Geräten auseinandergesetzt.
2.1 Die Auflösung
Die Maßeinheit der Auflösung ist dots per inch (DPI). Bei einem guten Dokumentenscanners sollte diese etwa bei 600×600 DPI anfangen. Zwar gibt es auch Modelle, die unter diesem Wert angesiedelt sind. Allerdings muss man sich dann auf dem Monitor wirklich schon anstrengen, um vor allem kleinen Text noch lesen zu können. Andere Modelle von Dokumentenscannern liefern sogar eine Auflösung von 1.200×1.200 DPI. Hier ist dann alles deutlich zu lesen, und die Dokumente können auch stark vergrößert werden. Mehr sollte es dann aber auch nicht sein. Zwar können auch Geräte erworben werden, die durchaus eine Auflösung von 2.000×2.000 DPI liefern. Das Scannen pro Seite dauert dann aber sehr lange. Diese Modelle eigenen sich nur dann, wenn zum Beispiel Bilder in hervorragender Auflösung erfasst werden sollen. Dieser Dokumentenscanner lohnt sich auch nur für Personen, die sehr viel Zeit haben.
Video eines Dokumentenscanner Test
2.2 Die Geschwindigkeit
Kommen wir dann auch gleich zur Geschwindigkeit. Hier sollten es bei einem guten Dokumentenscanner schon rund 20 Seiten in der Minute sein. Modelle mit etwa zehn Seiten sind meist nicht zu gebrauchen. Daher sollte Ihr Dokumentenscanner Vergleichssieger, auch stets um die 20 Seiten scannen können. Allerdings hängt diese Geschwindigkeit auch davon ab, in welchem Format die Scanns gespeichert werden sollen. JPEGs benötigen in der Regel nur sehr wenig Zeit, sodass durchaus der Idealwert von 20 Seiten pro Minute erreicht werden kann. Sollte man sich allerdings dafür entscheiden, PDF-Dateien zu erstellen, dann muss man schon mit kleinen Einbußen rechnen. Hier kann die Geschwindigkeit auf bis zu 15 Seiten pro Minute abfallen.
2.3 Betriebssystemunterstützung
Ein Dokumentenscanner sollte schon mit den diversen auf dem Markt verfügbaren Betriebssystemen kompatibel sein. Hier ist es vor allem Windows, dass als Marktführer eine wesentliche Bedeutung hat. Allerdings wird gerade für dieses System meistens nicht einmal ein Treiber benötigt, denn der Scanner wird oft schon automatisch erkannt. Auch bei MAC OS X sieht es ähnlich aus. Hier kann der Scanner einfach an einen freien USB-Port angeschlossen werden. Die Installation findet auch hier oft automatisch statt. Anders ist es da schon bei den diversen Linuxderivaten. Hier muss in der Regel ein passender Treiber zur Verfügung stehen, wenngleich generische Versionen manchmal auch zum Erfolg führen. Wer einen Linux-Server betreibt und an diesem den Dokumentenscanner anschließen will, der sollte also darauf achten, dass das entsprechende Modell auch unterstützt wird.
2.4 Anbindung
Ein Dokumentenscanner sollte natürlich einen USB-Anschluss liefern – vorzugsweise in der Version 3.0. Allerdings ist es häufig so, dass auch mehre Benutzer sich einen Scanner teilen, was besonders im professionellen Einsatz der Fall ist. Daher empfehlen viele Dokumentenscanner Tests, dass ein guter Dokumentenscanner auch über einen Netzwerkanschluss verfügen sollte. Im Idealfall steht hierzu dann auch eine WLAN Verbindung bereit, sodass der Scanner an einem beliebigen Ort aufgestellt werden kann. Wer sich dann auch noch einen Dokumentenscanner mit Bluetooth zulegt, der hat alle Vorteile auf seiner Seite. Hier kann nämlich auch direkt vom Smartphone aus gedruckt, oder aber Daten an die Datenbank übermittelt werden.
2.5 Automatischer Einzug
Ein Dokumentenscanner sollte zudem in der Lage sein, die meiste Arbeit von allein zu erledigen. Dies bedeutet, das eine bestimmte Anzahl von Dokumenten in den Schacht gelegt wird und diese dann automatisch abgearbeitet werden. Hierzu muss der Dokumentenscanner über die Fähigkeit verfügen, die Akten gleich beidseitig zu erfassen. Ist dies der Fall, dann können auch große Bestände in sehr kurzer zeit erfasst werden. Ein Dokumentenscanner ohne dieses Feature kann in einigen Dokumentenscanner Tests speziell für den geschäftlichen Einsatz empfohlen werden.
3. Die Software
In der Regel bringen die verschiedenen Dokumentenscanner die passende Software für den Betrieb gleich mit. Meist handelt es sich hier um Treiber, sodass die Systeme vom Computer erkannt werden können. In nur sehr wenigen Fällen wird aber auch eine entsprechende Datenbanksoftware mitgeliefert. Diese ist für gewöhnlich von einem externen Anbieter zu beziehen. Hier sollte dann aber genau geprüft werden, ob der jeweilige Dokumentenscanner von der gewählten Software auch unterstützt wird. Ist dies nicht der Fall, so kann es geschehen, dass die erfassten Dokumente nicht automatisch in der Datenbank abgelegt werden. Dies bedeutet dann eine Menge Nacharbeit per Hand.
4. Fazit
Im Dokumentenscanner Vergleich wollen wir nun das Fazit zu unseren Betrachtungen ziehen. Damit ein Dokumentenscanner als gut bezeichnet werden kann, sollte dieser schon eine Auflösung von mindestens 600×600 DPI liefern. Maximal sollten es aber nicht mehr als 1.200×1.200 DPI sein, da größere Auflösungen nur dazu führen den Scannvorgang erheblich zu verlangsamen. Auch sollten die Geräte ihre Arbeit soweit wie möglich selbst erledigen, was einen großen Dokumenteneinzugsschacht und die Funktion des doppelseitigen Scannens erforderlich macht. Letztlich sollte ein guter Dokumentenscanner nicht nur über eine USB-Verbindung verfügen, er sollte seine Daten auch über das Netzwerk verteilen können. Hierbei kann dann nur WLAN empfohlen werden, da dies eine sehr große Flexibilität beim Aufstellungsort ermöglicht. Bei der Datenbanksoftware sollte man sich im Vorfeld informieren, ob der Dokumentenscanner mit dieser auch kompatibel ist. Die entsprechenden Informationen findet man für gewöhnlich in der Dokumentation der Software. Bei den Betriebssystemen sieht es nur bei Linux schlecht aus. Alle anderen Anbieter liefern eine umfassende Unterstützung für die aktuellen Dokumentenscanner, sodass hier eigentlich keine Probleme bei der Installation auftreten sollten. Wer Linux betreibt, der muss sich Vorfeld informieren, ob für den jeweiligen Scanner ein entsprechender generischer Treiber entwickelt wurde.
